Umsókn um grunnskólavist – Nemendagrunnur

Fræðsla um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga

Til að geta sannreynt rétt umsækjanda skv. umsókn um skólavist, í samræmi við reglur Hafnarfjarðarkaupstaðar og gildandi lög, þá Hafnarfjarðarkaupstaðar að afla nánar tilgreindra persónuupplýsinga. Verði nauðsynlegar upplýsingar ekki veittar kann það að leiða til þess að ekki er unnt að afgreiða umsókn með fullnægjandi hætti.

Svo unnt sé að vinna úr umsókn þá þarf sveitarfélagið að vinna með nánar tilgreindar persónuupplýsingar um barn, forsjáraðila og aðra aðstandendur eftir því sem við á.

Unnið er með þær upplýsingar sem umsækjandi veitir í umsóknarferlinu og jafnframt þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru og sérstaklega eru tilgreindar.

Hafnarfjarðarkaupstaður er ábyrgðaraðili vinnslunnar og Miðstöð menntunar og skólaþjónustu er vinnsluaðili. Hafnarfjarðarkaupstaður hefur gert vinnslusamning við Miðstöð menntunar og skólaþjónustu (MMS) þar sem Nemendagrunnur er rekinn af MMS.

Tilgangur vinnslu og lagagrundvöllur

Hafnarfjarðarkaupstað er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingarnar til að vinna úr skráningu barna í grunnskóla. Vinnslan byggir á lagaskyldu, þ.e. lögum um grunnskóla nr. 91/2008 og þess opinbera valds sem sveitarfélagið fer með. Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga byggir á 7. og 8. tölulið 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Tegundir persónuupplýsinga:

Unnið er með eftirfarandi flokka upplýsinga:

Almennar persónuupplýsingar:

• Almennar lýðupplýsingar allra hinna skráðu, þ.e. nöfn þeirra og í flestum tilvikum kennitölur, auk upplýsinga um kyn umsækjenda og valin nöfn og persónufornöfn þeirra.
• Contact information, þ.e. heimilisföng og eftir atvikum aðsetur, póstnúmer, sveitarfélag, símanúmer og netföng allra umsækjenda, forráðamanna og notenda. Auk skráðra tengiliða.
• Námsferilsupplýsingar, þ.e. eftir atvikum upplýsingar um námstímabil, fyrri skóla og bekki sem umsækjandi hefur verið skráður í.

Ef við á, þá kann að vera að umsækjandi færi inn viðkvæmar persónuupplýsingar og/eða persónuupplýsingar viðkvæms eðlis:

• Ofnæmi, óþol, hvort til staðar sé læknisfræðilegar greining sem skólinn þarf að kunna að bregðast við og hvort óskað sé aðstoðar við lyfjagjafir, stuðningsþarfir, sérúrræði eða fylgi samþættingu þjónustu í þágu farsældar, upplýsingar frá Barnavernd um tímabundið fóstur og umsókn um alþjóðlega vernd eða flóttafólk

Hvaðan koma upplýsingarnar? Umsækjandi veitir þær upplýsingar sem unnið er með vegna framkominnar umsóknar auk þess sem Hafnarfjarðarkaupstaður sækir grunnupplýsingar um umsækjanda til Þjóðskrár.

Þá er sérstaklega aflað beint upplýsinga frá eftirfarandi aðilum í tengslum við umsókn:

• Mínar síður á Ísland.is
• Miðstöð menntunar og skólaþjónustu

Miðlun persónuupplýsinganna til þriðja aðila Þær upplýsingar sem fylltar eru út í þessu umsóknarferli er miðlað til þess grunnskóla sem barnið er skráð í og eftir atvikum einnig til hverfisskóla barnsins, sé sótt um skólavist í skóla utan skólahverfis eða pláss í grunnskólum Hafnarfjarðarkaupstaðar afþakkað. Þar eru gögnin vistuð í  upplýsingakerfi skólans þar sem aðgangur fyrir foreldra og nemendur er stofnaður.

Sveitarfélagið mun að öðru leyti ekki miðla persónuupplýsingum til annarra aðila nema slíkt sé skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá verður persónuupplýsingum ekki miðlað utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um.

Sjálfvirk ákvarðanataka

Ekki er um sjálfvirka ákvarðanatöku að ræða.

Hversu lengi eru persónuupplýsingarnar varðveittar: Persónuupplýsingar þínar eru geymdar ótímabundið á grundvelli lagaskyldu sem hvílir á Hafnarfjarðarkaupstað skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Almennt að liðnum 30 árum er Hafnarfjarðarkaupstað skylt að afhenda Þjóðskjalasafni til varðveislu þau skjöl sem myndast við umsóknina.

Réttindi: Þú kannt að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Hafnarfjarðarkaupstaður vinnur með í tengslum við umsókn þína. Þá kannt þú að hafa rétt til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt eða fara fram á að vinnslan verði takmörkuð.

Kvörtun yfir vinnslu persónuupplýsinga: Sérstök athygli er vakin á því að ef þú ert ósátt/ur við meðferð Hafnarfjarðarkaupstaðar á persónuupplýsingum þínum getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Hafnarfjarðarkaupstaðar (personuvernd@hafnarfjordur.is) eða sent erindi til Persónuverndar.

Frekari upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga hjá Hafnarfjarðarkaupstað má finna í persónuverndarstefnu sveitarfélagsins sem aðgengileg er á vefsíðunni www.hafnarfjordur.is.