Digitisation of building permit applications delivers significant benefits

Stafrænt ferðalag Hafnarfjarðarbæjar heldur áfram

Stafrænt ferðalag Hafnarfjarðarbæjar hófst á haustmánuðum 2019 með áherslubreytingum og stofnun á nýju sviði þjónustu og þróunar. Á þessum rétt rúmum fjórum árum hefur margt áunnist og stafrænir sigrar verið bæði stórir og smáir. Nýjasti stafræni sigurinn snýr að stafvæðingu byggingarleyfisumsókna sem talið er að spari sveitarfélaginu allt að 14,7 milljónir árlega. Hafnarfjarðarbær mælir ávinning og árangur stærri stafrænna verkefna með aðstoð KPMG og var ávinningur þessa verkefnis metinn þegar komin var nokkurra mánaða reynsla.

Tækifæri til umbreytingar á ferli byggingaleyfa

Forgangsröðun í stafrænum umbreytingum er mikilvæg. Sum verkefnanna geta verið mjög mikilvæg en flókin og erfið í framkvæmd og er aukin stafvæðing byggingarmála gott dæmi um slík verkefni. Á árinu 2023 var áhersla lögð á samstarf allra hlutaðeigandi aðila við markvissa stafvæðingu byggingaleyfaferilsins. Nýlegt ávinningsmat leiðir í ljós að stafvæðingin skilar sveitarfélaginu árlegum ávinningi upp á allt að 14,7 milljónir króna (m.kr.).  Verkefnið var unnið með fyrirtækinu Taktikal, sem bjó yfir sannreyndri tæknilausn, í samstarfi við Reykjanesbæ sem hefur að mörgu leyti leitt þessar breytingar. Breytt ferli er að skila Hafnarfjarðarbæ áþreifanlegum árangri, ekki bara í þjónustuupplifun heldur hagræðingu í tíma starfsfólks og umsækjenda, kostnaði, prentun og ekki síst umhverfislega.

Sundurliðun á ávinningsmati

• Tæplega 25 þúsund kílómetrar eru ekki lengur eknir í tengslum við ferilinn
• 5 m.kr. sparast í prentkostnaði fyrir umsækjendur
• Minni losun koltvísýrings ígilda vegna færri bílferða er alls 5,2 tonn
• Losar um verkefni starfsfólks til framtíðar litið eða ígildi 1,2 stöðugilda
• Um 10 klst. sparast við afgreiðslu hverrar umsóknar

Hvað er stafrænt í ferlinu?

• The application is electronic as before.
• Registration of building surveyors, tradesmen, designers and design managers with a check of their rights in the HMS rights database. Registration cannot be completed unless the rights are valid.
• Return of self-drawn plans and drawings (no paper!)
• Statements and supporting documents
• All signatures in the process are electronic.
• Teikningar verða rafrænt innsiglaðar með vatnsmerkingu

Fleiri tækifæri til hagræðingar og skilvirkni

Niðurstöður ávinningsmatsins byggja m.a. á samtölum við starfsfólk Hafnarfjarðarbæjar og samtölum við byggingarstjóra, hönnuði og iðnmeistara sem hafa sótt um byggingarleyfi fyrir og eftir breytingar. Áætlaður ábati er varlega áætlaður þar sem ekki er gert ráð fyrir aukningu á fjölda umsókna, jaðartilvika né breyttu verklagi sem getur skilað enn betri ábata. Ávinningur og árangur stafvæðingar byggingaleyfisumsókna er hvati til fleiri verkefna og stafrænna skrefa sem tekin vera á næstu vikum, mánuðum og árum.

Verkefnasaga um innleiðinguna

Verkefnasögur | Hafnarfjörður (hafnarfjordur.is)