Áhersla á að nútímavæða og þróa þjónustuna

Skipulagsbreytingar hjá Hafnarfjarðarbæ

Lagt er til í skýrslu Capacent um
þjónustuveitingu Hafnarfjarðarbæjar að gerðar verði breytingar á skipulagi sem
stuðla að því að bæta og þróa þjónustuna, með það að markmiði að leysa sem
flest mál í fyrstu snertingu með stafrænum hætti eða í þjónustuveri. Bæjarráð
ákvað á fundi sínum í morgun að vísa tillögum að fyrstu skrefum í þessu umbótaferli
áfram til afgreiðslu bæjarstjórnar. Gert er ráð fyrir að breytingarnar taki gildi
í síðasta lagi 1. september.

Síðastliðið
haust var ákveðið að ráðast í skoðun á þjónustu Hafnarfjarðarbæjar og leita
leiða til að efla hana og bæta. Fyrir lágu vísbendingar um að margt mætti betur
fara, til dæmis væri erindum, fyrirspurnum og ábendingum er bærust frá
bæjarbúum ekki sinnt sem skyldi. Þá voru vísbendingar um að þetta mætti, að
minnsta kosti að hluta, rekja til þess að álag á fagsviðum væri meira en þau
næðu að sinna. Bæjarráð samþykkti í september 2018 að ganga til samninga við
Capacent um úttekt á stjórnkerfi Hafnarfjarðarbæjar þar sem horft yrði
sérstaklega til þess hvernig auka megi þjónustu og skilvirkni í rekstri og
starfsemi sveitarfélagsins með hagnýtingu upplýsingatækni, skýrari verkferlum
og öflugu starfsumhverfi.

Rósa Guðbjartsdóttir, bæjarstjóri: „Þjónusta við íbúa og fyrirtæki í bænum er grundvallarverkefni
hvers bæjarfélags. Við viljum að Hafnarfjörður sé þar í fremstu röð og að þeir
sem leiti til bæjarins fái eins skjóta og góða úrlausn sinna mála og kostur er
á. Sú úttekt sem gerð var á þjónustuveitingu leiddi í ljós að margt má betur fara
ekki síst vegna þess að innviðir og verkferlar hafa ekki breyst í takt við
breyttar þarfir og breytt umhverfi. Með þessum breytingum erum við að taka
mikilvægt skref í þá átt að bæta og nútímavæða þjónustu Hafnarfjarðarbæjar. Við
viljum leysa sem flest erindi í fyrstu snertingu og það gerum við ekki síst með
þróun og eflingu stafrænna þjónustuleiða.“

Afrakstur samtals og samráðs við íbúa og
starfsfólk

Í
greiningarvinnu undanfarinna mánaða hefur verið lögð áhersla á að fá fram
sjónarmið sem flestra, jafnt innan stjórnkerfisins sem bæjarbúa. Meðal annars
var opnuð sérstök ábendingagátt þar sem bæjarbúar gátu sent ráðgjöfum ábendingar
um þætti er varða þjónustu bæjarins og mættu betur fara. Þá var haldinn
íbúafundur í nóvember þar sem rætt var um þjónustuveitingu Hafnarfjarðarbæjar.

Í
skýrslu Capacent til bæjarráðs kemur fram að mikið álag á fagsviðum og skortur
á verkferlum hefur leitt til þess að þjónusta Hafnarfjarðarbæjar hefur ekki
þróast og eflst í takt við breytta tíma. Verkferlar byggi að mörgu leyti á
eldri hefð og henti ekki jafn umfangsmikilli starfsemi og sveitarfélagið sinnir
í dag. Miklu álagi væri hægt að mæta með auknum fjölda stöðugilda en í mati
ráðgjafanna kemur fram að það sé óskynsamlegt til lengri tíma. Ekki síst sé
þörf á að efla verulega þjónustu sem leysa má í fyrstu snertingu, annað hvort
með stafrænum hætti eða í þjónustuveri.

Nýtt svið þjónustu og þróunar

Lagt
er til að verkaskiptingu í þjónustuveitingu verði breytt þannig að skilið er á
milli annars vegar þjónustu sem hægt er að leysa í fyrstu snertingu og hins
vegar þjónustu sem nauðsynlegt er að sinna á fagsviðum af viðkomandi
sérfræðingum. Til að ná þessu fram verði gerðar eftirfarandi breytingar:

• Nýtt svið, þjónustu- og þróunarsvið,
  tekur við hluta af verkefnum sem nú er sinnt af stjórnsýslusviði og
  fjármálasviði
• Þjónustuver færist frá
  stjórnsýslusviði inn á hið nýja svið
• Tölvudeild færist frá fjármálasviði og
  samhliða lögð aukin áhersla á þróun með áherslu á nýsköpun í þjónustu
• Samskiptamál færast frá stjórnsýslusviði
  til hins nýja sviðs
• Menningar- og ferðamál færast frá
  stjórnsýslusviði til hins nýja sviðs ásamt tengdum stofnunum

Stjórnsýsluúttekt Hafnarfjarðarbæjar og tillögur að aðgerðum má nálgast HÉR