Reglur um samfélagsmiðla

Hlýleg | Áreiðanleg | Snjöll

Reglur um samfélagsmiðla Hafnarfjarðarbæjar

  1. Stefna og gildissvið

    • Hafnarfjarðarbær er með virka samfélagsmiðla og þá sérstaklega á Facebook og Instagram
    • Samfélagsmiðlar stofnana og skóla, sem heyra undir starfsemi Hafnarfjarðarbæjar og starfræktir eru undir nafni og merki sveitarfélagsins, skulu í öllum tilfellum tilheyra viðskiptareikningi Hafnarfjarðarbæjar
    • Allir samfélagsmiðlar sveitarfélagsins skulu leitast við að veita skýrar og greinargóðar upplýsingar og deila viðeigandi og áhugaverðu efni sem á erindi við bæjarbúa
    • Öll miðlun á samskiptamiðlum er skipulögð og hugsuð sem liður í víðtækari og samræmdri upplýsingamiðlun, s.s. á vef Hafnarfjarðarbæjar (hafnarfjordur.is) og/eða á vefjum einstakra starfsstaða
    • Samskiptastjóri Hafnarfjarðarbæjar er til ráðgjafar, setur ákveðnar grunnreglur í samskiptum og heldur utan um heildarmyndina á samskiptamiðlum jafnt sem öðrum ytri og innri miðlum Hafnarfjarðarbæjar
    • Ætlast er að til að öll þau sem koma að stjórnun samfélagsmiðla stofnana bæjarins framfylgi þessum reglum og gæti ávallt fyllsta velsæmis í samskiptum við notendur. Sérstök athygli er vakin á gildum Hafnarfjarðarbæjar; hlýleg, áreiðanleg, snjöll og því að allt sem við segjum og skrifum er hluti af því hvernig fólk upplifir Hafnarfjarðarbæ. Gildin eiga að endurspeglast í tali okkar og skrifum.
    Hér eru listaðar helstu reglur sem er óskað eftir að séu hafðar í huga í öllum samskiptum:
      1. Virðing í efnistökum og viðbrögðum (hlýleg og snjöll)
      2. Réttar og óhlutdrægar upplýsingar (áreiðanleg)
      3. Lög og reglur um persónuvernd (áreiðanleg)
      4. Viðmið um auglýsingar og kostun (áreiðanleg)
  2. Almennar reglur

    • Ritstjóri (ritstjórn) hvers samfélagsmiðils skóla og stofnana  kemur sér saman um og skráir tilgang miðilsins, ákveður markhópa, efnisnálgun og rödd. Einnig skal ritstjóri (ritstjórn) ákveða verklag og verkaskiptingu. Mikilvægt er að ákveða tíðni færslna og vöktun ásamt því að vera með áætlun um efnisgerð. Ritstjóri ber ábyrgð á birtingum á sínum miðli
    • Rétt er að setja upplýsingar og almennan fyrirvara inn í „About“ svæðið á miðlum eftir því sem við á.
      • Allir miðlar sem starfræktir eru í nafni Hafnarfjarðarbæjar, sviða eða starfsstaða, skulu innihalda setningu um Hafnarfjarðarbæ og á hafnarfjordur.is.
      • Allir miðlar sem starfræktir eru í nafni Hafnarfjarðarbæjar, sviða eða starfsstaða, skulu vera skráðir hjá samskiptastjóra ásamt upplýsingum um ritstjórn og tengiliði. Senda skal fyrirspurnir og upplýsingar á netfangið: samskipti@hafnarfjordur.is
      • Aldrei skal stofna formlegan reikning fyrir starfsemi í nafni Hafnarfjarðarbæjar tengdan persónulegum reikningi einstaklings
      • Persónugreinanleg málefni og nafnbirtingar af einstaklingum eiga ekki að vera á samskiptamiðlum Hafnarfjarðarbæjar og stofnana hans
      • Börn njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum og því sé sérstaklega mikilvægt að afla samþykkis foreldra/forsjáraðila ef til stendur að birta myndir af einstaka börnum á samfélagsmiðlum
      • Ef um er að ræða myndbirtingar af opnum viðburðum eða hópum þá gilda almennari reglur um persónuvernd og myndbirtingu. Er því almennt heimilt svo fremi sem ekki sé um að ræða aðstæður sem eru viðkvæms eðlis. Í því samhengi skal jafnan leitast við að fanga viðburðinn frekar en tiltekna einstaklinga. Rétt er þó að leita jafnan eftir samþykki um birtingu á samfélagsmiðlum sem og öðrum miðlum ef um einstaklinga er að ræða sem eru miðpunktur birtingar/umfjöllunar
      • Í leik- og grunnskólum Hafnarfjarðar þurfa foreldra að samþykkja myndatöku með undirritun á sérstöku myndasamþykktarformi við innritun í skóla.
    Hafa samband við samskiptastjóra
  3. Stofnun nýrra reikninga

    • Áður en starfsfólk stofnar til nýs reiknings á samfélagsmiðlum í nafni Hafnarfjarðarbæjar, skóla og stofnana bæjarins, skal leita til samskiptastjóra sem sér um að veita leyfi fyrir nýjum reikningum og heldur utan um alla samfélagsmiðla á vegum sveitarfélagsins
    • Áður en leyfi er sótt skal umsækjandi hafa tekið saman hlutverk og markmið með stofnun nýs reiknings, gera úttekt á mögulegum notendum, og setja saman samantekt um hver muni bera ábyrgð á ritstjórn, persónuvernd, efnisgerð, gæðastjórnun og uppfærslum
    • Ennfremur skulu nýir reikningar ávallt falla að almennum notendaskilmálum Hafnarfjarðarbæjar
    • Markmið með þessu fyrirkomulagi er að leitast við að auka samræmi og samþættingu í ytri miðlun og samskiptum sveitarfélagsins samhliða því að tryggja öryggi og aðgengi
  4. Fyrirspurnir á samfélagsmiðlum

    • Ávallt skal leitast við að svara fyrirspurnum á samfélagsmiðlum hratt og örugglega. Hafa skal eftirfarandi í huga þegar svarað er:
      • Vanda ber alla svörun og setja svör fram af virðingu og nærgætni
      • Ef um auðvelda afgreiðslu er að ræða, svo sem staðreyndaspurningu eða svar sem má afgreiða með því að benda á vef, skal svara beint.
      • Ef um flóknara mál er að ræða skal bjóða viðkomandi að koma málinu formlega á framfæri í gegnum ábendingagátt Hafnarfjarðar og/eða benda á aðrar leiðir fyrir formleg erindi til sveitarfélagsins
    • Engin formleg afgreiðsla stjórnsýsluerinda fer fram á samfélagsmiðlum.
    Ábendingagátt
  5. Öryggis- og tæknimál

    • Ákveða þarf hvaða starfsfólk Hafnarfjarðarbæjar hefur fullan aðgang að samfélagsmiðlum (sem admin) og skal leitast við að halda fjölda þeirra í lágmarki, helst ekki fleiri en 2-3 á hverjum miðli
    • Utanaðkomandi ráðgjafar og samstarfsaðilar skulu hafa takmarkaðan aðgang. Hér er m.a. átt við aðgang auglýsingastofa og birtingahúsa.
    • Ef starfsmaður í ritstjórn, sem gegnt hefur hlutverki stjórnenda miðils (admin), hættir störfum skal loka fyrir aðgang þegar starfstíma lýkur
    • Huga þarf að styrk lykilorða og setja upp reglulegar áminningar að breyta lykilorðum. Öruggast fyrir alla hlutaðeigandi er að setja upp tvíþátta auðkenningu
    • Samskiptastjóri tekur á móti tilkynningum um breytingu á stjórnun miðla á hverjum starfsstað. Ritstjóri ber ábyrgð á slíkum tilkynningum og að tryggja að skráningin sé rétt
  6. Vafasamt efni

    • Það skal setja upplýsingar og almennan fyrirvara inn í „About“ svæðið á síðunni.
      • Ef innlegg berast sem innihalda persónugreinanleg málefni, nafnbirtingar eða myndbirtingar af einstaklingum sem ekki liggur fyrir samþykki á getur ritstjórn eytt þeim.
      • Einnig skal fela eða eyða birtingum sem geta verið meiðandi (baktal, óhróður eða einelti), t.d. ef um er að ræða illmæli um nafngreinda einstaklinga eða starfsfólk, auglýsingar, kynþáttafordóma eða önnur óviðurkvæmileg ummæli, sbr. jafnréttis- og mannréttindastefnu Hafnarfjarðarbæjar
      • Ef innlegg eru neikvæð og leiðinleg en falla ekki undir skilgreiningu hér að ofan skal ritstjórn alla jafna leitast við að leyfa umræðunni að þróast og ekki grípa inn í hana. Undantekningar á þessu eru í höndum ritstjórnar.
    • Ef notandi reynir ítrekað að setja inn færslur sem ekki teljast boðlegar skal loka á birtingar (block) frá  viðkomandi.
    Jafnréttis- og mannréttindastefna Hafnarfjarðarbæjar
  7. Ritstjórnarleg ábyrgð

    • Ritstjórn ber ábyrgð á að taka á meiðandi ummælum sem kunna að birtast á síðunni
    • Mælt er með því að setja vinnureglur um daglega vöktun síðu
    • Mikilvægt er að í fyrirvara séu gefin skýr skilaboð um hvaða hlutverki síðan eigi að gegna og að meiðandi ummæli verði ekki liðin