Vitinn – nýtt hönnunarkerfi Hafnarfjarðarbæjar

Við kynnum Vitann – nýtt hönnunarkerfi Hafnarfjarðarbæjar

Hafnarfjarðarbær er á hraðferð í stafrænum umbreytingum. Á tiltölulega stuttum tíma hafa stór sem smá verkefni litið dagsins ljós og hlutirnir gerst hratt þrátt fyrir þá staðreynd að nýjar stafrænar vörur eða lausnir taka yfirleitt langan tíma og jafnvel einhver ár í undirbúningi og framleiðslu. Þannig hefur áhersla verið lögð á það síðustu mánuði og ár að framleiða einfalda hluti sem skilja ávinningi og vitað er að skipta íbúa máli. Samhliða hefur verið unnið að útfærslu stærri stafrænna lausna sem nú eru farnar að líta dagsins ljós. Hönnunarkerfið Vitinn er dæmi um eitt slíkt verkefni.

Góð notendaupplifun og samræmd ásýnd Hafnarfjarðarbæjar

Vitinn, nýtt hönnunarkerfi Hafnarfjarðarbæjar, sem nú er kynnt til sögunnar verður leiðarljós í allri hönnun fyrir Hafnarfjarðarbæ. Það einfaldar hönnunarvinnu starfsfólks og þeirra sem koma að hönnun fyrir bæjarfélagið hvort sem það er fyrir prent, skjái eða stafræna miðla. Samhliða var merki bæjarins, sem er orðið rótgróið í hjarta bæjarbúa, uppfært í takti við kröfur nútíma miðla sem eru breyttar og landslagið annað. Uppfærslan fór aðallega í sér samræmingu á þykkt lína fyrir faglega birtingu á stafrænum miðlum. Nýtt hönnunarkerfi hefur m.a. að geyma merki bæjarins í öllum stærðum og gerðum ásamt mikilvægum upplýsingum um liti, leturgerðir, myndskreytingar, myndastíl og þannig heildrænt útlit á miðlum og efni sveitarfélagsins. Með tilkomu kerfis stefnir allt í að hönnun sveitarfélagsins verður samræmdari og hagkvæmari og notendaupplifun betri til lengri tíma litið.

Hönnunarkerfið er afrakstur samstarfs starfsfólks bæjarins við Metall Design Studio, H:N Markaðssamskipti, Ólaf Má Svavarsson og Berglindi Ósk Bergsdóttur. Hafnarfjarðarbær er um 2.000 manna vinnustaður með 70 starfsstöðvar og mikil áskorun að ná góðum heildarbrag eða ásýnd fyrir þetta stóra fyrirtæki á íslenskan mælikvarða. Öll hönnun mun ekki fara í sama búning í einu vetfangi en með opnun Vitans hönnunarkerfis hefst vegferðin.

Dæmi um verkefni sem er lokið og byggja á nýju hönnunarkerfi:

• Myndband um Kortavefinn
• Myndband um bæjarstjórn unga fólksins
• Byggðasafnsvefur (opnar í maí)
• Atvinnu- og skipulagsauglýsingar
• Þjónustuauglýsingar
• Skýrslur
• Bæklingar
• Markpóstar
• Fánar

Dæmi um verkefni sem eru á lokametrunum og byggja á nýju hönnunarkerfi:

• Bókasafnsvefur (opnar í byrjun sumars)
• Mínar síður (hönnun lokið, uppsetning á þessu ári)

Þjónustuáherslur, stjórnsýsluúttekt og markaðsstefnumótun leiðarljós vinnunnar

Mótun þjónustuáherslna og forgangsröðun þjónustuverkefna sem unnin var 2019 og 2020 auk stjórnsýsluúttektar og markaðsstefnumótunar sem unnar voru fyrir sveitarfélagið á árinu 2019 hafa verið leiðarljós og grunnur í þeirri stefnumarkandi vinnu sem hefur átt sér stað frá stofnun þjónustu- og þróunarsviðs haustið 2019.

Niðurstöður stjórnsýsluúttektar leiddu m.a. í ljós mikið álag á fagsviðum og skort á verkferlum með þeim afleiðingum að þjónusta Hafnarfjarðarbæjar náði ekki að þróast og eflast í takti við breytta tíma, aukið umfang og auknar kröfur. Í stað þess að mæta áskorun með auknum fjölda stöðugilda var ákveðið að hefjast handa við að efla verulega þá þjónustu sem leysa má í fyrstu snertingu og rýna kerfisbundið helstu ferla með samtali og samstarfi þeirra sem þiggja þjónustuna, þeirra sem veita hana og bæjaryfirvalda. Þessi vinna og samtal hefur varpað ljósi á fjölmörg tækifæri til úrbóta og það m.a. með aukinni áherslu á sjálfsafgreiðslu og stafrænar umbætur. Þessi vinna er þegar farin að skila sér beint til íbúa og annarra hagsmunaaðila. Þessi vinna skilaði líka áherslum bæjarins í þjónustu og hafa gildin hlýleg, áreiðanleg og snjöll verið höfð að leiðarljósi í verkefnum og aðgerðum sveitarfélagsins síðustu misserin.

Dæmi um einföld verkefni litið hafa dagsins ljós síðustu vikur og mánuði:

• Sorphirðuuppfletting
• Lifandi teljarar í sundlaugar
• Reiknivélar sem einfalda gjaldskrár
• Nýr enskur vefur
• Bætt upplýsingagjöf til innflytjenda
• Skóladagatöl grunnskóla sett í einfaldari búning
• Innleiðing á rafrænum undirritunum

Ítarlegri upplýsingar um ferli og framkvæmd er að finna á bloggi sveitarfélagsins.