Ábendingagátt sem byrjaði með hvelli!

Ábendingagáttin hafði verið lengi í þróun og prófunum en tímasetning á opnun var merkileg í ljósi þess að þennan dag brast á óveður á suðvesturhorninu með miklum snjóhvelli og samgöngutruflunum . Það reyndi því sannarlega mikið á ábendingagáttina strax við opnun. Það bókstaflega rigndi eða snjóaði inn ábendingum þessa fyrstu daga og vikur og langflestar ábendingar snerust um snjómokstur. Fyrsta mánuðinn bárust yfir 600 ábendingar! Og það met verður líklega seint slegið.

Það kom sér því vel í febrúar að eiga ábendingagátt sem gat gert íbúum kleift með einföldum hætti að senda inn ábendingar um snjómokstur og létta þannig álagi á síma, tölvupósti og öðrum leiðum til að ná sambandi við bæinn. Um leið gaf þetta starfsfólki færi á að svara miklum fjölda á skömmum tíma með öflugu bakendakerfi sem nýja ábendingagáttin bauð upp á.

Vissulega voru ekki allir sáttir við svörin þessa fyrstu daga, eins og gefur að skilja, þ.e. að fá ekki sérsniðin svör fyrir hverja ábendingu en langflestir sýndu því skilning að starfsfólk og verktakar á vegum bæjarins voru í krefjandi verkefni og líka að læra á kerfið. Veturinn var annars krefjandi veðurfarslega og má segja að ábendingagáttin hafi lagt sitt af mörkum til að létta undir með starfsfólki og sem skiptir mestu máli að veita sem besta upplýsingagjöf og þjónustu til íbúa.

Ábendingarnar eru alls ekki allar í formi kvartana heldur berast einnig reglulega hrós til starfsfólks eða bæjarins um það sem er vel gert. Ánægjulegt er líka að sjá hrós um hve vel við svörum ábendingum og bregðumst hratt við sem er alltaf markmiðið en tekst ekki alltaf.

Það má fullyrða að farvegur ábendinga hefur gjörbreyst með tilkomu ábendingagáttarinnar. Ábendingum í gegnum síma fer fækkandi og sama á við þá sem koma inn af götunni, senda í gegnum Facebook eða með tölvupósti. Hafnfirðingar hafa verið fljótir að læra hvar besti farvegurinn er fyrir ábendingar og vekja einnig athygli samborgara sinna á ábendingagáttinni. Enn má þó gera betur í kynningu en segja má að veðurhvellurinn í febrúar hafi lagt sitt af mörkum til að kynna gáttina. Það skilar meiri árangri og eykur gagnsæi að nota þennan farveg en t.d. að ræða málin í hópum á Facebook eða í heitum pottum lauganna.

Hvernig virkar ábendingagáttin?

Ábendingagáttin virkar þannig að íbúi fer inn á slóðina hfj.is/abending eða smellir á Ábendingagátt á forsíðu hafnarfjordur.is. Þar skráir hann inn nafn sitt, netfang, efni ábendingar með möguleika á að bæta við símanúmeri, ljósmynd og staðsetningu á korti. Engar aðrar kröfur eru gerðar til sendanda sem getur lokið við að senda ábendingu á 1-2 mínútum og virkar mjög vel í farsíma. Sendandi fær kvittun um móttöku, fær númer ábendingar og skilaboð um að ábendingunni verði komið í farveg innan eins vinnudags. Starfsfólk flokkar ábendingu og kemur henni til ábyrgðaraðila innanhúss eða í sumum tilvikum til samstarfsaðila á borð við heilbrigðiseftirlit, Vegagerð eða HS veitna.

Í kerfinu eru ýmsar stillingar í bakenda. Í fyrsta lagi er ábendingu úthlutað á tiltekið svið og einingu innan þess. Einnig er hverfið tiltekið og staða skilgreinist sjálfkrafa eftir stöðu kerfisvinnslu (móttekið, í vinnslu eða lokið). Kerfið býður upp á stöðluð svör sem geta komið sér vel t.d. í tilfelli magnsendinga á borð við snjómokstur eða ábendingu um ruslafötur sem þarf að tæma og ávallt er reynt að bregðast hratt við. Möguleiki er á áframsendingu á tiltekna stofnun innan bæjarins eða utan ef verkið tilheyrir utanaðkomandi aðila. Tímamörk eru sett við hvenær þurfi að vera búið að svara ábendingu og loka henni. Ef farið er fram yfir þær dagsetningar merkist sjálfkrafa að ábending er komin yfir svartíma. Af um 1200 ábendingum sem hafa borist frá upphafi er yfir 1150 lokið.

Yfir 95% af ábendingunum snúast um umhverfið, um það sem má betur fara, holur í götum, götusópun, snjómokstur, umhirðu, ruslafötur og hvaðeina sem verður á vegi íbúa á degi hverjum. Hverri einustu ábendingu er tekið fagnandi og samanlagt gera þessar ábendingar mikið fyrir bæinn, gera okkur betur kleift að bregðast við því sem betur má fara og forgangsraða verkefnum hjá starfsfólki umhverfis- og skipulagssviðs.

Stöðug þróun – verkefni sem aldrei lýkur

Kerfið, sem hefur verið þróað af fyrirtækinu Um að gera ehf í samstarfi við Hafnarfjarðarbæ, Árborg og Reykjavíkurborg, hefur reynst vel þessa fyrstu sex mánuði. Við erum þó hvergi hætt í þróun þess og vitum af ákveðnum hnökrum sem verður unnið í að bæta á næstu mánuðum. Einnig tekur tíma að skerpa á okkar eigin verklagi, tryggja að allir sem vinna við kerfið vinni samkvæmt verklagsreglum og vinnubrögð séu sem mest samræmd. Allt slíkt tekur tíma en innan bæjarins ríkir ánægja með kerfið og við erum sannfærð um að mikill meirihluti bæjarbúa tekur því fagnandi.

Meðal nýjunga sem eru áformaðar í kerfinu er einmitt að kalla eftir endurgjöf íbúa og leggja mat á hversu vel var unnið úr hverri ábendingu. Úttekt á tölfræði úr kerfinu er einnig i vinnslu sem gerir okkur betur kleift að greina hvar mest er þörf á úrbótum og mest álag er.

Eins og kom fram í grein um fyrstu útgáfu ábendingagáttarinnar í mars 2020 þá leiddi stjórnsýsluúttekt árið 2019 í ljós að þörf væri á aðgengilegri ábendingagátt og koma ábendingum í skýrari farveg innan bæjarins. Það teljum við að sannarlega hafi tekist en verkefninu lýkur aldrei. Ný útgáfa af ábendingagátt var stórt skref fram á við en við getum alltaf gert betur og munum áfram hlusta á raddir íbúa.

Ef þú ert ekki búin/n að prófa þá endilega sendu okkur ábendingu .