Menning og hugarfar skiptir mestu máli

Það þarf að gefa sér tíma til að finna rétta fólkið sem er áhugasamt um stafræn mál og umbreytingar. Þessi hópur getur unnið með þér í hlutverki sendiherra verkefnisins, verður lykilfólk í að búa til stærri teymi, umbreyta ferlum, aðstoða við að móta stefnu og forgangsraða verkefnum.

Hjá Hafnarfjarðarbæ má segja að allir starfsmenn bæjarins séu í reynd í teyminu eða hafi a.m.k. tækifæri til að vera í því, segja sína skoðun eða koma inn í einstök verkefni. Sömuleiðis er mikilvægt að fá rödd íbúa og annarra notenda þjónustunnar. Í tilfelli sveitarfélags þá hefur samstarf sveitarfélaga líklega verið það mikilvægasta í að hrinda stafrænum umbreytingum í framkvæmd.

Hafðu áhuga á verkefnum starfsfólks

Til að ná árangri þarftu því að hafa fólkið með þér. Ein besta leiðin til að ná því er að hafa áhuga á starfsfólkinu þínu og þeirra verkefnum.

Fræðslan er mikilvæg. Margir óttast hina svonefndu fjórðu iðnbyltingu. Mikið af störfum sem eru til í dag eða hafa verið til á undanförnum árum eru ýmist horfin eða munu hverfa. Starfsfólk í bönkum þekkir þennan veruleika af eigin raun. En þessi bylting getur líka haft mjög jákvæð áhrif á starfsumhverfi fólks og aukið ánægju í starfi.

Í upphafi stafrænna umbreytinga hjá Hafnarfjarðarbæ fengum við stóran hóp starfsfólks í vinnustofur til að móta nýjar þjónustuáherslur. Við fræddum um fjórðu iðnbyltinguna, kölluðum eftir hugmyndum um stafræn tækifæri og báðum fólk um að forgangsraða verkefnum. Unnið var þvert á svið sveitarfélagsins þannig að starfsfólk öðlaðist meiri skilning á starfi og verkefnum hvers annars. Í framhaldi af þessari vinnu tilnefndu sviðin sína stafrænu leiðtoga sem við á þjónustu- og þróunarsviði getum leitað sérstaklega til og aðstoða okkur við að innleiða stafrænar umbreytingar.

Það getur verið verulega pirrandi fyrir starfsfólk sem e.t.v. hefur aflað sér góðrar menntunar og hagnýtir sér tækni í miklum mæli í daglegu lífi ef það upplifir svo á sínum vinnustað að vinnubrögð hafa ekki breyst árum eða jafnvel áratugum saman. Það er slæmt að fá reglulega að heyra eftirfarandi setningu: „En við höfum alltaf gert þetta svona“ og það gæti fælt frá gott fólk sem var ekki að ráða sig í starf þar sem drjúgur hluti af starfinu færi í að prenta út gögn, raða í möppur, afrita gögn og líma, úr word yfir í excel, úr excel og þaðan í eitthvað kerfi.

Sem betur fer lítið fyrir þessum þankagangi á mínum vinnustað, þ.e. að vilja gera hlutina alltaf eins og var gert. Ég verð a.m.k. ekki mikið var við hann. Fólk er opið fyrir breytingum og ég er viss um að fræðslan, upplýsingagjöfin og virk þátttaka starfsfólks á þátt í því. Miklu frekar heyri ég „okkur langar ekki að vinna þetta svona lengur“.

Eftir að hafa starfað á þriðja ár í nýju starfi og nýju sviði veitir mér mesta ánægju þegar starfsfólkið sjálft hefur frumkvæði að verkefnum. Þegar ég eða mitt nánasta teymi er ekki það sem er að knýja á um breytingar heldur starfsfólkið sem vill sjálft breyta vinnubrögðum.

Lítið verkefni sem gladdi

Mig langar að nefna lítið dæmi. Fyrir nokkrum mánuðum kom deildarstjóri í félagsþjónustu að máli við mig og spurði hvort það væri ekki hægt að finna betri lausn en þau væru með í dag á bókhaldi íbúa á heimilum fyrir fatlaða.

Þau voru að vinna íbúabókhaldið í excel skjölum, þurftu að prenta út bankayfirlit og skrá í excel, sömu vinnubrögð og notuð voru á síðustu öld eins og deildarstjórinn orðaði það.

Forstöðumenn heimila skiluðu svo bókhaldinu til fjármálasviðs með reglulegu millibili til yfirferðar og eftirlits. Síðan var heimilisbókhaldið fært af starfsmanni á fjármálasviði í bókhaldskerfi.

Deildarstjórinn vildi færa sig yfir í nútímann og kanna möguleika á að fá einfalt og ódýrt bókhaldskerfi sem gæti flýtt fyrir og búið til tengingar úr bankanum í bókhaldskerfið og þannig sparað forstöðumönnum vinnu. Hún lýsti nánar sínum þörfum m.a. varðandi aðgengismál, persónuvernd og öryggi.

Með þessar upplýsingar fórum við á stúfana í leit að bókhaldskerfi sem gæti stutt við þeirra þarfir. Á tiltölulega skömmum tíma fundum við hentugt bókhaldskerfi sem uppfyllti skilyrði um að vera ódýrt, notendavænt, hægt að fylla út á netinu, hefði nauðsynlegar tengingar við banka og gæti skilað skýrslum sem nauðsynlegt væri að ná út fyrir bókhald heimilanna. Verkefnið krafðist samstarfs við persónuverndarfulltrúa, deildarstjóra þróunar- og tölvudeildar og starfsfólks á fjámálasviði auk starfsfólks á fjölskyldu- og barnamálasviði. Það þurfti ekki marga fundi. Allir skildu þörfina og hagræðið af verkefninu.

Þetta er afskaplega lítið dæmi en samt svo mikilvægt og skilaði miklu. Starfsfólkið upplifir ekki lengur að það sé að vinna sína vinnu eins og það væri statt á 20. öldinni, kerfið flýtir mikið fyrir, einfaldar líf starfsfólks, eykur öryggi, bætir persónuvernd, aðgangsstýringar og öryggi.

Þó verkefnið sé ekki stórt í heildarmyndinni þá var svo ánægjulegt að verkefnið kom algjörlega að frumkvæði starfsmanns sem sætti sig sig ekki lengur við að gera hlutina eins og þeir voru alltaf gerðir. Þessi fræ sem við höfum verið að sá undanfarin misseri eru að skila stafrænum sprotum víða. Hugsun starfsfólks er að breytast og þá eru okkur allir vegir færir í stafrænum umbreytingum!

Sigurjón Ólafsson, sviðsstjóri þjónustu- og þróunarsviðs