Stafrænar lausnir í mannauðsmálum skila 22,6 m.kr í árlegum sparnaði

Tekist á við áskorun í Covid

Hjá Hafnarfjarðarbæ eru um 2.300 – 2.500 launþegar og auk þess koma um 1.000 starfsmenn til starfa á sumrin.

Í ársbyrjun 2020 stóð sveitarfélagið frammi fyrir miklum áskorunum líkt og allir aðrir í Covid faraldrinum. Framundan var ráðning á um 1.000 starfsmönnum í sumarstörf fyrir utan mikinn fjölda reglulegra ráðninga. Á þessum tíma var hægt að sækja um störf í gegnum ráðningavef en svo tók við mikil handavinna í ráðningarferli. Það var óhugsandi að fá inn stóran hóp umsækjenda og stjórnenda til að koma í hús til að undirrita skjöl og skila inn gögnum með þeirri smithættu sem því fylgdi.

Það voru því góð ráð dýr. Eina rétta í stöðunni var að innleiða rafrænar undirritanir. Með því að fá ekki umsækjendur og stjórnendur lengur í hús til að undirrita og skila inn gögnum sparast einnig mikið fyrir umhverfi, minnkað kolefnisspor, bílferðum fækkar og kílómetrar sparast. Mikil vinna hefur sparast við að prenta út gögn, færa í möppur, skanna inn efni og flytja inn í kerfi.

Umfang rafrænna undirritana er orðið umtalsvert en árið 2022 voru alls 1.065 ráðningarsamningar undirritaðir þar af 300 samningar fyrir sérfræði- og stjórnendastörf.

Það má áætla að um 20% af vinnu starfsfólk t.d. í launadeild hafi áður farið í alls konar pappírsumstang. En í dag er aðeins í undantekningatilvikum tekið við gögnum á pappír. Starfsfólk getur þess í stað sinnt betur því hlutverki að styðja t.d. við stjórnendur og þróa starf sitt áfram.

Ráðningarferlið í dag

Í dag geta engir starfsmenn hafið störf hjá bænum nema að hafa verið stofnaðir í launa- og mannauðskerfi. Þegar tekin hefur verið ákvörðun um ráðningu berast tilkynningar til launadeildar sem stofnar viðkomandi í Kjarna og starfsfólk þar fer yfir ráðningarsamning og sendur út til rafrænnar undirritunar ásamt fylgigögnum sem við eiga hverju sinni.

Ennfremur berst tilkynning til þróunar- og tölvudeildar sem stofnar viðkomandi og veitir aðgang í viðeigandi kerfi ásamt því að hafa til búnað. Þjónustuver undirbýr útgáfu á starfmannakorti sem veitir aðgang að þeim rýmum, prenturum og öðrum kerfum sem tiltekin eru í skráningu.

Þessi nýju vinnubrögð hafa mikið létt á stjórnendum á stórum vinnustöðum sem þurfa að ráða marga starfsmenn á hverju ári og það á ekki síst við um skólakerfið. Valdimar Víðisson, skólastjóri og formaður bæjarráðs orðaði þessar breytingar svona á ráðstefnu um stafræna umbreytingu í nóvember 2022: „Þetta er algjör bylting í skólastarfi, góð viðbót og til mikilla framfara“

Auk þess að hafa innleitt rafrænar undirritanir þá eru í dag allar vinnuskýrslur kennara rafrænt skráðar. Átak hefur verið jafnframt gert í því að koma öllum starfslýsingum á rafrænt form, nýjar starfslýsingar eru skrifaðar í mannauðskerfi og fara í gegnum rafræna undirritun. Eldri starfslýsingar hafa verið skannaðar undanfarin sumur í sérstöku átaki.

Til að styðja enn betur við sjálfsafgreiðslu stjórnenda var innleitt nýtt mannauðskerfi vorið 2022 – Kjarni – þar sem stjórnendur eru með launakerfi, mannauðskerfi og ráðningakerfi á einum stað. Kerfið er einfalt, notendavænt og aðgengilegt sem hefur einfaldað störf stjórnenda þó nokkuð við ráðningarferlið, launasamþykktir og aðra vinnslu í mannauðsmálum. Upplifun stjórnenda er góð af breyttu verklagi og án efa styrkir það ímynd vinnustaðarins að koma ráðningarferli í nútímalegt og notendavænt form.

Ávinningsmat KPMG

Vorið 2023 var tekin ákvörðun um að fá aðstoð frá KPMG við að meta ávinning af innleiðingu á rafrænum undirritunum og mannauðslausninni Kjarna. Verkefnið var unnið á tæpum mánuði og byggja niðurstöður á samtölum við starfsfólk sem tók þátt í verkefninu. Vinnufundir voru skipulagðir með helstu hagaðilum þar sem núverandi ferlar voru teiknaðir upp, bornir saman við fyrrverandi verklag og mat lagt á tímafjölda fyrir og eftir nýtt verklag.

Helstur niðurstöður í tölum

• Árlegur fjárhagslegur ávinningur var metinn á 22,6 m.kr.
• 2 stöðugildi úr ráðningar- og starfslokaferlum nýtast í virðismeiri verkefni
• Ábati af hverri ráðningu í sérfræði- og stjórnendastörf var metinn á 3,4 klst
• Það tók 1,4 klst styttri tíma að birta hverja starfsauglýsingu
• Minni losun á koltvísýringsígildum var metin á 1,4 tonn árlega þar sem rafrænar undirritanir fækkuðu bílferðum verulega
• Kostnaður við rafrænar undirritanir á móti var metinn á um 1 m.kr.

Samantekt í orðum

Pappírsumsýsla: Fyrir innleiðingu á Kjarna var verið að vinna með gögn á pappír. Þau bárust oft seint og illa á milli starfsfólks og í sumum tilfellum týndust þau, m.a. vegna þess að starfsfólk er staðsett á mismunandi starfsstöðvum og þurfti ýmist að keyra eða senda gögn í pósti á milli starfsstöðva.

Sjálfstæðari stjórnendur: Innleiðing á Kjarna hefur gert stjórnendur sjálfbærari í ráðningarferlinu, t.d. í að birta auglýsingar og að ákvarða laun fyrir störf. Á sama tíma minnkar það álag á mannauðs- og launadeild við hverja ráðningu.

Aukin yfirsýn: Með innleiðingu Kjarna og rafrænna undirritana hefur yfirsýn og gagnsæi starfsfólks er kemur að ráðningum og starfslokum aukist til muna. Þar að auki er ferlið orðið skýrara og skilvirkara.

Skýrsla KPMG

Meðfylgjandi er ávinningsmat KPMG með ferlateikningum af þá- og núverandi ferlum. Í skjalinu má finna ítarlegri greiningu á verkefninu, tölfræðilegar forsendur og ítarlega ferla.

• Ávinningsmat KPMG (pdf)