Stafrænni þjónustu leikskólanna umbylt

Í lok síðasta árs urðu töluverðar breytingar á stafrænni þjónustu leikskóla Hafnarfjarðarbæjar. Nýr hugbúnaður var tekinn í notkun – Vala leikskóli – sem er bæði þjónustugátt með umsóknum og þjónustuapp. Ennfremur voru vefmál leikskólanna einfölduð til muna þegar 17 leikskólavefjum var lokað og upplýsingamiðlun komið inn á vef bæjarins.

Þessar breytingar voru gerðar að undangenginni ítarlegri þarfagreiningu sem hafði staðið yfir frá ársbyrjun 2023. Viðtöl voru tekin við starfsfólk leikskóla og netkönnun send til forráðafólks leikskólabarna í Hafnarfirði þar sem bárust alls um 600 svör. Einnig var talað við fulltrúa fatlaðra foreldra og starfsfólk sem vinnur með umsækjendum um alþjóðlega vernd til að tryggja að sem allra flest sjónarmið og þarfir væru teknar inn í myndina.

Stýrihópur var myndaður í kringum verkefnið með breiðri þátttöku starfsfólks í leikskólum, skrifstofu, sérfræðingum í stafrænni miðlun og upplýsingatækni. Til liðs við verkefnið voru fengnir ráðgjafar frá Mennskri ráðgjöf í þarfagreiningu og notendaupplifun. Haldnar voru vinnustofur með þessu fólki auk sérfræðinga frá Advania þegar ljóst var að Vala leikskóli yrði fyrir valinu sem lausn. Einnig var leitað til reynslu Reykjavíkurborgar sem hafði nokkru áður farið í gegnum svipaðar umbreytingar á stafrænni þjónustu leikskóla.

App og / eða vefur

Þarfagreiningin leiddi í ljós að lítil notkun og eftirspurn var eftir upplýsingum í gegnum vefi leikskólanna. Margir þeirra voru lítið uppfærðir og ljóst að foreldrar og aðstandendur vildu frekar hafa greiða upplýsingagjöf um aðra þjónustu, svo sem matseðil, myndir og daglegt starf, í gegnum tölvupóst eða app. Í grófum dráttum má segja að upplýsingar sem eru almennar var vilji til að hafa á vef/tölvupósti en þær sem eru sértækar fyrir þeirra barn í appi.

Þarfir leikskólanna og foreldra voru kortlagðar og skýrari mynd fengin á hvaða miðlar henta fyrir hvaða tegund upplýsingagjafar. Hlutverk hvers miðils var skilgreint í samtali við viðeigandi hópa og verklagsreglur fyrir leikskólana þróaðar. Einnig var skrifaður kröfulisti fyrir virkni í nýju appi áður en innleiðing fór fram sem og tillögur varðandi innleiðingu á nýju appi.

Þegar á leið verkefnið var ljóst að ráðist yrði í að loka öllum vefjum leikskólanna sem voru 18 talsins. Sama leið og var farin hjá Reykjavíkurborg og reynslan af því hafði verið góð. Í stað þess var sett upp lendingarsíða fyrir hvern skóla á vef Hafnarfjarðarbæjar með almennum upplýsingum um starfsemina, sérkenni hvers skóla, stefnu og upplýsingar um starfsfólk ásamt lögboðnum upplýsingum s.s. skólanámskrá, starfsáætlun og lögum um samþætta þjónustu. Annað yrði í gegnum Völu leikskóla. Efni á þessum síðum er enn í þróun og ýmsar breytingar i undirbúningi.

Allir leikskólarnir fengu kennslu og þjálfun í notkun Völu leikskóla fyrir innleiðingu. Foreldrar voru upplýstir með góðum fyrirvara um fyrirhugaðar breytingar. Margvíslegar prófanir voru gerðar fyrir formlega opnun. Allar umsóknir um leikskólavist, breytingar á vistun og aðrar beiðnir voru færðar í þjónustugátt Völu leikskóla. Mörg sveitarfélög nýta sér hugbúnaðinn sem er kostur en þar gefst gott tækifæri á samstarfi um áframhaldandi þróun og samræmingu á umsóknum og kröfum til hugbúnaðarins.

Tekin var ákvörðun um að flytja engar eldri umsóknir um leikskólavist úr eldra kerfi heldur upplýsa forráðafólk um að senda inn nýja umsókn og þeim gert ljóst að staða þeirra á biðlista myndi vera óbreytt þrátt fyrir það. Það færi enginn aftar í röðina við þessa breytingu. Það hefur gengið vel og var langeinfaldast í stöðunni.

Hvernig hefur svo til tekist?

Innan leikskóla bæjarins ríkir mikil ánægja með þessa breytingu og ekki er að heyra og sjá annað en að forráðafólk taki breytingunni fagnandi. Engar kvartanir hafa borist vegna lokunar leikskólavefjanna og virðist því um rétta ákvörðun að ræða.

Það er ekki oft sem stórar breytingar á stafrænni þjónustu virðast ganga snurðulaust en í þessu verkefni er ekki hægt að merkja annað. Fyrstu vikurnar hafa reynst mjög farsælar. Enn er þó fjarri því að verkefninu sé lokið. Kröfum um bætt aðgengi að appinu hefur ekki verið mætt og það verður ein af stórum áherslum Advania og okkar að bæta þann hluta.

Við munum áfram hlera sjónarmið notenda og taka tillit til ábendinga og þarfa sem koma upp. Erum hvergi nærri hætt en getum litið stolt til baka og ekki síst klappað okkur á bakið fyrir vandaðan undirbúning sem sannarlega hefur skilað sér.