Stafrænt vinnuafl tekur til starfa

Í lok síðasta árs höfðu forsvarsmenn sprotafyrirtækisins Evolv samband við Hafnarfjarðarbæ og vildu kynna þjónustu sem þeir töldu að gæti hentað sveitarfélaginu vel. Evolv gæti boðið upp á lausn sem væri ígildi starfsmanns og ekki aðeins það heldur starfsmanns sem gæti unnið allan sólarhringinn alla daga ársins eða svokallað stafrænt vinnuafl (e. Robotic Process Automation).

Þetta hljómaði í byrjun eins og það væri of gott til að vera satt. Við hjá Hafnarfjarðarbæ höfum lagt okkur fram í okkar stafrænu þróun að vera óhrædd við að stíga skref með sprotafyrirtækjum, m.a. tekið þátt í nýsköpunarmótum hjá Ríkiskaupum. Þar hafa fulltrúar Evolv kynnt sig og sín verkefni rétt eins og við en frá sitthvorum endanum.

Í byrjun ársins fengum við svo frekari kynningu og okkur leist sérlega vel á það sem Evolv hafði upp á að bjóða. Fengum í hendurnar verkefnistillögur að tveimur verkefnum sem eru unnin á fjármálasviði og að hluta til í þjónustuveri. Annars vegar var þetta afstemming lánadrottna og hins vegar fyrirspurnir um fasteignagjöld. Hvoru tveggja mjög hentug verkefni fyrir róbót og um leið alls ekki spennandi verkefni fyrir manneskju. Stafræna vinnuaflið líkir einmitt eftir aðgerðum starfsfólks, það vinnur með núverandi kerfum fyrirtækja og getur nýtt sér vélnám og gervigreind. Losar starfsfólk undan síendurteknum og oftast leiðinlegum verkefnum. Lausnin gerir enga kröfu um dýra hugbúnaðarþróun og er því ekki sérlega dýr eða flókin í framkvæmd. Að sjálfsögðu er lykill að því að verkefnið sé vel heppnað að góð greining liggi fyrir, ferlar séu skýrir, öruggt tækniumhverfi til staðar og öflug aðgangsstýring.

Vegna anna í öðrum verkefnum þá fór þessi vinna ekki í gang fyrr en á vormánuðum og hinn stafræni starfsmaður hóf störf í byrjun júlí 2023.  Þegar á leið samstarfið kviknuðu fleiri hugmyndir að verkefnum og á þessu ári hefur Bjarni Sívertsen, en stafræni starfsmaðurinn er nefndur í höfuðið á manninum sem hefur verið kallaður faðir Hafnarfjarðar, unnið að fjórum verkefnum:

• Afstemmingar á rúmlega 700 lánadrottnum
• Svarar beiðnum um fasteignagjöld
• Svarar beiðnum um hreyfingaryfirlit
• Skeytir saman pdf skjölum fyrir starfsfólk

Fleiri verkefni eru í skoðun sem verða falin Bjarna Sívertsen á næstu misserum en fyrstu verkefnin lofa sannarlega góðu. Ætlunin er að halda vinnustofur með starfsfólki til að greina fleiri tækifæri og verkefni fyrir Bjarna. Ekki síst það sem snýr að úrvinnslu á fyrirspurnum eða beiðnum, úrvinnslu á umsóknum, þjónustuferlum gagnvart íbúum, fleiri fjármálaferlum t.d. sjóðastýring og ýmsum mannauðsferlum.

Ánægjulegt er að sjá að fleiri sveitarfélög eru farin að nýta sér þessa þjónustu enda er augljós ávinningur fyrir íslensk sveitarfélög að nýta sér þessa lausn. Í tilfelli afstemmingar lánadrottna felst gríðarlegur tímasparnaður, hægt að stemma af töluvert fleiri lánadrottna en áður var og bókhaldið verður réttara. Beiðni um fasteignagjöld er annað verkefni en mikill fjöldi slíkra beiðna berst til bæjarins frá fasteignasölum sem einfaldar verkefnið og truflar ekki starfsfólk þjónustuvers frá öðrum verkefnum heldur leysir hinn stafræni starfsmaður verkefnið á skjótan og öruggan hátt.

Samandregið þá eru stærstu kostir þess að innleiða stafrænt vinnuafl eftirtaldir:

• Ábatinn skilar sér fljótt, í raun nýr starfsmaður sem þiggur ekki laun og vinnur með kerfi sem eru nú þegar til staðar
• Stafræni starfsmaðurinn vinnur af meiri nákvæmni og hraðar en við getum
• Starfsfólk nýtist betur og þarf ekki að sinna „leiðinlegum verkefnum“ heldur getur einbeitt sér að virðismeiri og meira gefandi verkefnum sem skilar sér í aukinni starfsánægju
• Auðvelt er að skala verkefnin, hægt að byrja smátt og byggja ofan á þau

Sigurður Davíð Stefánsson frá Evolv kynnti verkefnin á ráðstefnu Sambands íslenskra sveitarfélaga um stafræna framþróun. Upptöku af erindinu má finna hér fyrir neðan þar sem Sigurður sýnir hvernig stafrænt vinnuafl vinnur sína vinnu og óhætt að segja að engin manneskja getur unnið á sama hraða.

Stafræn sveitarfélög – Stafrænn starfsmaður Hafnarfjarðar – Sigurður Davíð Stefánsson from Samband islenskra sveitarfelag on Vimeo.