Stafvæðing byggingarleyfisumsókna sparar 14,7 milljónir árlega

Forgangsröðun í stafrænum umbreytingum er mikilvæg. Sum verkefnanna geta verið mjög mikilvæg en flókin og erfið í framkvæmd. Innviðir mögulega ekki góðir, erfitt að finna heppilegan hugbúnað og jafnvel starfsfólk er ekki móttækilegt, sem er yfirleitt erfiðasta hindrunin.

Augu okkar í stafræna teyminu hjá Hafnarfjarðarbæ höfðu lengi verið á byggingamálunum. Okkur fannst þar vera stór tækifæri en einhvern veginn var ekki augljóst hvernig við myndum nálgast verkefnið. Það var flókið og auðveldara fyrstu árin í stafrænum umbreytingum að vinda sér í önnur verkefni sem voru að sönnu einnig mikilvæg en um leið auðveldari viðfangs.

Á síðasta ári small þetta allt saman. Við höfðum búið til rými fyrir stór og flókin verkefni. Við vorum með góðan mannauð, starfsfólkið sem kemur að byggingamálum var móttækilegt, við fundum tæknilausn frá Taktikal sem var sannreynd og komumst í gott samstarf við annað sveitarfélag, Reykjanesbæ, sem hafði að mörgu leyti leitt þessar breytingar. Það var því runnið upp tækifæri til að umbreyta ferli byggingaleyfa í bænum. Nú skyldi ráðist á þennan garð sem sannarlega var hár.

Ávinningsmat

Á síðasta ári höfum við markvisst stafvætt byggingaleyfaferilinn og erum stolt af útkomunni. Við höfðum góða tilfinningu fyrir því að með breyttu ferli höfðum við náð áþreifanlegum árangri, ekki bara í þjónustuupplifun heldur hagræðingu í tíma starfsfólks og umsækjenda, kostnaði, prentun og ekki síst umhverfislega.

Við fengum KPMG til að leggja mat á ávinninginn í lok síðasta árs nú þegar komin var nokkurra mánaða reynsla af verkefninu og meðan starfsfólk og viðskiptavinir höfðu enn ferskt minni af því hvernig unnið var áður. Í verkefninu var verklag frá 2019 borið saman við verklag 2023.

Niðurstöður ávinningsmatsins byggja á samtölum við starfsfólk Hafnarfjarðarkaupstaðar sem tók þátt í verkefninu. Einnig var ávinningur umsækjenda metinn út frá samtölum við byggingarstjóra og iðnmeistara sem hafa sótt um leyfið fyrir og eftir breytingar.

Í stuttu máli hefur stafvæðingin skilað árlegum ávinningi upp á 14,7 milljónir króna (m.kr.) þar sem losar um verkefni starfsfólks eða ígildi 1,2 stöðugilda, 10 klst. sparast við afgreiðslu hverrar umsóknar, tæplega 25 þúsund kílómetrar eru ekki lengur eknir í tengslum við ferilinn, 5 m.kr. sparast í prentkostnaði fyrir umsækjendur og minni losun koltvísýrings ígilda vegna færri bílferða umsækjenda og sendla bæjarins er alls 5,2 tonn.

Þegar við förum í stafræna umbreytingu þá er það ekki bara „af því bara“. Verkefnin verða að hafa skýran tilgang og ávinning. Og við getum ekki bara áætlað að verkefnin séu að skila ávinningi. Það verður að mæla hann og það gerðum við líkt og gert var með stafvæðingu mannauðsmála hjá bænum á síðasta ári.

Hvað er þá orðið stafrænt í ferlinu?

• Umsóknin er rafræn eins og áður
• Skráning byggingastjóra, iðnmeistara, hönnuða og hönnunarstjóra með uppflettingu í réttindagrunni HMS. Ekki er hægt að ljúka skráningu nema réttindi séu gild
• Skil á séruppdráttum og teikningum (enginn pappír!)
• Yfirlýsingar og fylgiskjöl
• Allar undirritanir í ferlinu eru rafrænar
• Teikningar eru rafrænt innsiglaðar með vatnsmerkingu

Hvernig var ávinningsmatið unnið?

Við úrvinnslu á verkefninu voru bæði þáverandi og núverandi ferli vegna umsókna um byggingarleyfi í Hafnarfirði teiknuð upp og starfsfólk gerði grein fyrir því hversu langan tíma hvert skref tók í mínútum. Ferlið spannar allt frá því að sótt er um byggingarleyfi þangað til búið er að ganga frá lokaúttektum á byggingunni. Ferlið getur því tekið nokkur ár frá upphafi til enda. Umsækjendur um byggingarleyfi geta verið eigendur lóða, byggingarstjórar og/eða hönnuðir.

Einnig voru tekin viðtöl við byggingarstjóra og hönnuði til þess að skilja ávinning umsækjenda við stafvæðingu ferlisins. Í viðtölum kom fram að gríðarlegur ávinningur væri fyrir umsækjendur að þurfa ekki að koma í persónu í þjónustuverið til að skila gögnum og að hitta alla hagaðila er koma að framkvæmd bygginga.

Ákveðnar forsendur voru nýttar til þess að reikna út árlegan ábata við stafvæðingu á ferlinu. Hvert skref var metið með hjálp starfsfólks Hafnarfjarðarbæjar. Áætlaður ábati er varlega áætlaður þar sem ekki er gert ráð fyrir aukningu á fjölda umsókna, jaðartilvika né breyttu verklagi sem getur skilað enn betri ábata heldur en þær tölur sem koma fram í þessari skýrslu.

• Ávinningsmat – skýrsla

Við látum að sjálfsögðu ekki staðar numið hér í stafvæðingu byggingamála. Enn eru fjölmörg tækifæri til hagræðingar og skilvirkni t.d. með því að virkja rafrænar undirritanir í innri ferlum. Umsagnir umsækjenda og starfsfólks sem komu fram í ferlinu eru hvatning til að halda áfram á þessari braut.

Teikningar allar geymdar rafrænt

Að lokum er gaman að geta þess að Hafnarfjarðarbær tók mikilvægt skref í stafvæðingu teikninga og gagna þegar ráðist var í skönnun á öllum teikningum í bænum fyrir 10 árum og þeim komið fyrir á kortavef sem allir hafa aðgang að. Þessi aðgerð var nauðsynlegur undirbúningur að stafvæðingu teikninga í byggingamálum sem svo var ráðist í á síðasta ári. Áður voru teikningar geymdar í húsnæði víða um bæinn og starfsfólk þjónustuvers þurfti að hlaupa margar hæðir og milli húsa til að sækja þær. Við getum þakkað framsýni starfsfólks á þeim tíma að staðan í Hafnafirði er jafn góð og raun ber vitni.