Verkefnasaga: Farsældarlögin og byltingin sem þeim fylgir

Verkefnasaga um innleiðingu farsældarlaganna

Umfangsmikil vinna hefur farið fram í Hafnarfirði sem tengist farsæld barna og samþættingu þjónustu. Ný lög voru sett árið 2021 um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna. Þessi lög eru ný nálgun að samþættingu þjónustu við börn og fjölskyldur þeirra. Það þýðir að mörg kerfi vinni saman og finni þau úrræði sem henta hverju barni.

„Innleiðing laganna er stórt og mikið verkefni sem krefst nýrrar nálgunar að þessu málefni. Framkvæmdin er flókin og setur kröfur á að leikskólar, grunnskólar, framhaldsskólar, stjórnsýsla, barnavernd, lögreglu og aðrir utanaðkomandi þjónustuveitendur auk þess að heilsugæslan vinni saman að velferð barna í Hafnarfjarðarbæ,“ segir Erla Björg Rúnarsdóttir, deildarstjóri samþættingarþjónustu barna og ungmenna hjá Hafnarfjarðarbæ. Hún stýrir innleiðingu verkefnisins hjá bænum.

Innleiðing farsældar barna

Sérfræðingar Hafnarfjarðabæjar kortlögðu ferla sína, rýndu umsóknir og eyðublöð sem höfðu verið í notkun.

„Stefnan var sett á að teikna upp einfalda og skýra ferla. Ný stöðugildi og nýjar starfslýsingar voru útbúnin fyrir tengiliði farsældar. Handbækur voru búnar til sem leiðbeiningar fyrir alla hagaðila sem koma að velferð barns og samþættingar þjónustu,“ segir Erla Björg

„Handbækurnar sem slíkar fara yfir ferli farsældar en einnig hvernig ferlið er innan Hafnarfjarðar, útfylling gagna og margt fleira. Hafnarfjörður er fyrsta sveitarfélagið til að ráða tengiliði farsældar með sérstaka starfslýsingu í 50% starfshlutfall í grunnskóla bæjarins,“ segir hún.

Allir leik- og grunnskólar kortlögðu og skráðu öll  úrræði sem eru í boði hjá þeim fyrir börn og forsjáraðila. Það sama gerði starfsfólk innan stjórnsýslunar vegna úrræða sem eru á vegum sveitarfélagsins eða þriðja aðila. Hafnarfjörður hefur fyrst allra sveitarfélaga birt opinberlega alla úrræðalista grunn- og leikskóla ásamt úrræðum á vegum Hafnarfjarðar.

Stundum er einfalt flókið – Vefir, plaköt og kynningarefni

Ingvar Högni Ragnarsson, verkefnastjóri stafrænna verkefna, vann svo að vefferlum og framsetningu í samstarfi við Mennsk og Avista.

Ingvar lýsir því hvernig þjónustunni er skipt í þrjú stig. Innan hvers stig geti þjónustan eða úrræðin sem beitt sé verið á mismunandi þrepum.

„Þjónustan getur flætt milli skóla, stjórnsýslunnar og þriðja aðila svo ferlar verða að vera skýrir og vinnulagið vel skipulagt,“ segir hann.

„Sýnin er skýr en úrvinnsla samþættingar getur fljótt orðið flókin og margar spurningar vaknað, því taka þarf tillit til barna, forráðamanna og sérfræðinga.“

Til að auðvelda starfsfólki og íbúum Hafnarfjarðar skilning á samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna réðst Hafnarfjörður í gerð plakata sem útskýrir þjónustuna með einföldum hætti á myndrænan hátt. Með einum smelli er hægt að nýta sér QR – kóða og heimsækja vef Hafnarfjarðar og lesa sig frekar til um efnið.Hér má sjá plakat sem skýrir verkferla á einfaldan máta.

Ítarlegra plakat var einnig gert til að búa til einfalda myndræna skýringu á farsæld barna fyrir starfsfólk og sérfræðinga.Hér má sjá plakat sem skýrir ferlið fyrir starfsfólki.

Nýr vefur var hannaður með einföldum og skýrum leiðbeiningum fyrir íbúa Hafnarfjarðar og þá sem vilja fræðast um fyrstu skref samþættingar þjónustu og þau úrræði sem standa til boða. Ingvar Högni leiddi þá vinnu.

Samstarf sveitarfélaga og nýtt málakerfi

Ferlið hefur verið afar flókið því gögn eru flutt á milli skólastiga og stjórnsýslu og stundum til þriðja aðila. Gögn hafa verið á pappír og geymd í möppum og skjalaskápum eða stafrænt í bland. Starfsfólk að vinna í ólíkum málakerfum og því öll umsýsla afar þung, hæg og flókin. Þarna var augljóst tækifæri til umbóta.

„Hafnarfjörður, Árborg og Akranes hafa unnið saman að innleiðingu farsældar barna því samhliða innleiðingu þessara laga hafa þau verið að innleiða nýtt málakerfi sem skapar tækifæri til samvinnu og samlegðaráhrifa öllum til hagsbóta. Unnið hefur verið hörðum höndum að samræmingu á vinnslu mála, uppsetningu umsókna og hvernig deilingu gagna er háttað,“ segir hann.

Ingvar Högni segir að það verði mikil bylting fyrir íbúa og starfsfólk þegar allir vinni í sama kerfinu. „Öll gögn og upplýsingar munu flæða áreynslulaust á milli og öll vinnsla verður með rafrænum hætti,“ segir hann. Allir leik- og grunnskólar ásamt fjölskyldu- og barnamálsviði og mennta- og lýðheilsusviði verði núna í sama málakerfi.

„Þetta verður bylting fyrir umsýslu og vinnslu mála sem unnin eru í samþættingu þar sem allar umsóknir og eyðublöð verða rafræn. Þessari vinnu er ekki lokið en stefnt er að því að ljúka henni á seinni hluta ársins 2026.“

Framtíðin björt sé horft til farsældar barna

Erla Björg segir framtíðina bjarta í Hafnarfirði þegar kemur að velferð barna. „Það er að verða til góður grunnur með frjóum jarðvegi. Verkefnið á bara eftir að vaxa og dafna og hlökkum við mikið til að geta tryggt rétt allra barna að þjónustu, þar sem öll fá að njóta sín á eigin forsendum.“

Myndatexti: Myndir hér fyrir neðan frá degi tengiliða og samþættingar sem haldinn var í október.