Workvivo lausnin fyrir Hafnarfjarðarbæ

Nýr vinnumiðill valinn – Workvivo var það

Workvivo er komið í fulla notkun hjá Hafnarfjarðarbæ. Eins og þekkt er ákvað tæknifyrirtækið Meta, sem rekur meðal annars Facebook og Instagram, að leggja niður Workplace, vinnusamfélagsmiðilinn sem drifið hefur innri samskipti margra fyrirtækja og stofnana.

„Við urðum því að finna nýjan innri samfélagsmiðil. Við skoðuðum ýmsar lausnir og leist best á Workvivo. Það uppfyllti öll skilyrði okkar, og bauð upp á nýja og spennandi möguleika“ segir Ingvar Högni Ragnarsson, verkefnastjóri stafrænna verkefna hjá Hafnarfjarðarbæ. Verkefnið hafi tekið hátt í 12 mánuði í heild sinni – þurfti hafi að þarfagreina, kynna sér mismunandi vinnusamskiptamiðla, og síðan innleiðaog kenna á nýtt kerfi.

Góð reynsla af innleiðingunni

„Innleiðingarferlið sjálft var svo um 2-3 mánuðir frá því að við hófum samskipti við innleiðingarteymi Workvivo. En reynslan af innleiðingunni var algjörlega frábær og stuðningurinn frá Workvivo og undirbúningurinn var til fyrirmyndar,“ segir hann.

„Við fengum verkefnastjóra hjá Workvivo og skiptum með okkur hlutverkum. Hér Hafnarfjarðarmegin, sá hver og einn um mismunandi hluta. Einn sá um tæknihlutann, annar um flutning á gögnum enda þarf að uppfylla öryggisstaðla við svona mikilvæga gagnavinnslu og við tryggðum að gögnin færu rétt yfir,“ segir hann.

„Svo þurfti að stilla Workvio  eins og hentar okkur hér í Hafnarfirði,“ segir Ingvar og nefnir að starfsmenn þjónustu- og þrónunarsviðs, mannauður á stjórnsýslusviði sem og þróunar- og tölvudeild hafi komið að þessu verki.

Ingvar Högni Ragnarsson, verkefnastjóri stafrænna verkefna hjá Hafnarfjarðarbæ, leiddi innleiðingu Workvivo hjá Hafnarfjarðarbæ.

Tóku til og fækkuðu hópum um 80%

„Innleiðing á svona risaverkefni krefst samstarfs milli deilda. Það gekk mjög vel og við vissum að í svona innleiðingu eru ákveðin tækifæri. Við gripum þau og tókum hressilega til í gögnum og stilltum kerfinu upp eins og hentar starfsfólki Hafnarfjarðarbæjar og notkun okkar á Workvivo.“

Tiltektin hafi meðal annars falist í því að fækka hópum sem finna mátti innan Workplace um 80%. Þar hafi verið lítil sem engin virkni, jafnvel aðeins ein færsla á ári.

„Við rýndum alls konar samskiptaleiðir í þessu ferli. Hvernig best er að koma skilaboðum til starfsmanna og þeirra sem vinna ekki í húsi heldur úti í bæ.“ Tiltektin hafi vissulega verið mikil vinna.

„Ég lagðist yfir verkið í tvo mánuði og gerði ekki annað en að hreinsa til, skoða grúppur og búa til sjálfvirkni svo starfsmenn ákveðinna deilda færu sjálfkrafa inn í ákveðin rými í Workvivo,“ segir hann.

„Þessi sjálfvirkni er tengt starfsmannaskráningum og uppfærist í Workvivo sjálfkrafa. Þetta gerir það að verkum að stjórnendur þurfa ekki handvirkt að bjóða starfsfólki í sín svæði á Workvivo eða eyða þeim út ef þeir hætt. Allt gerist sjálfkrafa í dag öllum til hagsbóta,“ segir Ingvar. „Þetta var ein af nýjungum Workvivo sem okkur leist svo vel á.“

Ingvar lýsir því hvernig allar starfsstöðvar geti verið með sína eigin miðlun, birt fréttir, verið með sér dagatal, sér upplýsingasíður og deilt upplýsingum. „Já, og bara verið með sinn eigin innri samfélagsmiðil,“ segir hann. „Workvivo hefur farið frábærlega vel af stað.“

Kennsla á kerfið mikilvæg

Yfir 2000 manns nota kerfið. „Það skiptir því máli að þetta sé rétt upp sett og að allt virki sem skyldi.“ Ingvar segir að þótt innleiðingunni sé lokið og handleiðsla Workvivo hafi verið frábær — með aðstoð Workvivo og vikulegum fundum til að fara yfir stöðuna, sé vinnunni hvergi lokið.

„Margir kaflar eru í innleiðingu af þessu tagi. Einn kafli snýr að gögnum, annar að uppsetningu og innleiðingu en stærsti kaflinn er þjálfun starfsfólks. Nú hefur námskeiðahald tekið við. Við kennum nú fólki að nota kerfið og koma því í rétta taktinn. Ekkert kerfi virkar ef enginn kann á það.“

Námskeið verði haldin með haustinu, því þótt Workplace og Workvivo séu á margan hátt lík séu  miðlarnir einnig ólíkir. „Efni er sett inn með öðrum hætti og samskiptin eru með öðrum hætti. Fólk var með spurningar og þurfti að venjast nýju kerfi,“ lýsir hann.

„Við leiðum fólk í gengum þetta og við finnum að fólk er tilbúið og til í að takast á við nýtt kerfi. Heilt yfir er ánægja með Workvivo og innleiðingin gekk frábærlega.“

Kraftmikið fyrir síma

Ingvar segir ansi mörg fyrirtæki og stofnanir þurfa nú að velja nýtt kerfi í stað Workplace. „Workvivo er fyrsta og fremst hugsað sem snallsímalausn (mobil first) og hægt að gera flestar aðgerðir í síma. „Það heillaði okkur því margt starfsfólk bæjarins situr ekki við tölvuna heldur er á ferðinni. Við urðum að taka tillit til þess.“

Workvivo er komið í fulla notkun í útliti bæjarins, litum og eftir hönnunarstaðli Hafnarfjarðar. „Þetta heillaði okkur mjög mikið. Við gátum líka virkjað gildin okkar. Þegar fólk á samskipti inni á miðlinum getum við líka tengt gildin við það sem erum að gera og gert þau sýnileg á miðlinum. Þú færð þessa heildarupplifun sem við erum að leita eftir.“

En hvaða lærdóm dregur Ingvar að uppsetningunni? „Hvað skipulag og verkefnastjórn er ótrúlega mikilvæg í uppsetningu nýs samfélagsmiðils fyrir heilt sveitarfélag. Án svona góðrar verkstjórnar hjá Workvivo hefði þetta aldrei gengið svona vel. Við mælum eindregið með samstarfi við þau.“

• Hvað finnur starfsfólk svo á Workvivo? Það finnur helstu upplýsingar um vinnuna sína og allt sem því viðkemur. Stjórnendahandbók, stafsmannahandbók, viðburði, fréttir og flýtileiðir inn í helstu kerfi sem eru notuð í daglegu starfi. Með Workvivo er allt á einum stað.