Sagan á bak við nýjan vef Hafnarfjarðarbæjar

Aðdragandi

Þegar hafinn var undirbúningur að nýjum vef fyrir Hafnarfjarðarbæ var fyrir vefur frá árinu 2016. Sá vefur fékk verðlaun Samtaka vefiðnaðarins (SVEF) fyrir besta opinbera vefinn í ársbyrjun 2017. Vefurinn hafði þjónað bænum vel, var sinnt vel, fékk ást og athygli. Gekk í gegnum vissar endurnýjanir, hafði fengið nýja leitarvél, aukna gagnvirkni af margs konar tagi og svo mætti áfram telja.

Á sex árum hefur hins vegar margt breyst. Fyrir það fyrsta er bærinn kominn með nýja ásýnd og hönnunarkerfi smíðað sem nýr vefur bæjarins tekur mið af. Það var því tímabært að huga að hönnun og smíði á nýjum vef.

Þarfagreining og verkfærin

Slíkt verkefni byrjar ávallt á þarfagreiningu. Við hófum þá vegferð fyrir um einu og hálfu ári síðan. Ætlunin var að taka sér góðan tíma í verkefnið. Það brunnu engir eldar. Eldri vefurinn var marg prófaður. Við vorum búin að fara í gegnum margar notendaprófanir, nemendur í vefmiðlun við Háskóla Íslands höfðu gert þarfagreiningu, við rýndum notkun á honum mjög reglulega, gátum stuðst við mælingu á frammistöðu vefsins í gegnum Siteimprove verkfærið og unnum með stöðuga endurgjöf frá notendum vefsins i gegnum formið „Var efnið hjálplegt?“ sem er að finna á hverri undirsíðu vefsins.

Formleg þarfagreining með viðtölum við notendur vefsins, hagsmunaaðila innanhúss var unnin með fyrirtækinu Kóral vefráðgjöf. Þau skiluðu okkur vandaðri þarfagreiningu í upphafi árs 2022. Í framhaldi af þeirri vinnu leituðum við til þriggja vefstofa / hugbúnaðaraðila til að gefa okkur kostnaðarmat á verkefninu.

Á þessu stigi vorum við búin að taka ákvörðunum um að setja vefinn upp í WordPress vefumsjónarkerfinu sem hafði reynst okkur vel í uppsetningu og rekstri á nýjum vefjum t.d. vef Byggðasafns og Bókasafns. Það er mikið hagræði fyrir okkur að stefna að því að allir vefir bæjarins verði í sama vefumsjónarkerfi upp á að samnýta virkni og hönnun.

Auk þess var ákvörðun komin um leitarvél en bærinn hafði fyrr á árinu tekið í notkun Cludo leitarvélina og keyrt hana á eldri vef í nokkra mánuði. Leitarvélin er hjartað í vefnum og þar beinum við notendum vefsins enda teljum við það skilvirkustu leiðina að efninu.

Hönnunarkerfið og samtarfsaðilar

Við vorum heldur ekki að leita okkur að nýjum samstarfsaðila í hönnun vefsins. Grunnhönnun var þá þegar komin í gegnum hönnunarkerfið sem hafði verið í þróun sl. tvö ár. Metall Design Studio hefur verið samstarfsaðili Hafnarfjarðarbæjar í allri stafrænni hönnun sl. þrjú ár. Mikilvægi þess að eiga sér góðan samstarfsaðila þar sem lagt er upp með langtímasamband verður seint ofmetið.

Í framhaldi af kostnaðarmati frá þessum þremur aðilum ásamt kynningu á þeirra nálgun var ákveðið að ganga til liðs við Avista sem var með lægsta kostnaðarmatið auk þess að leggja fram sannfærandi áætlun og lausnir. Það reyndist farsæl ákvörðun enda stóðust áætlanir mjög vel í verkefninu. Vissulega bættust við nýjar kröfur á leiðinni eins og vill verða eftir að verkefni fara af stað en kostnaður við verkefnið var innan þess fjárhagsramma sem við höfðum fyrir stafræn verkefni ársins.

Efnisvinna og virkni

Í vinnu við nýjan vef lögðum við afar mikla áherslu á efnisvinnuna. Lagt var upp með að allt efni vefsins myndi fara í endurmat, hver einasta síða var vegin og metin. Var þörf á henni? Mátti fækka síðum? Vantaði efni inn á vefinn? Skildi fólk efnið? Þjónaði það þörfum okkar starfsfólks, gat það einfaldað vinnuna? Allt var undir. Og svona verkefni krefst mannafla og sérfræðinga. Við réðum því ráðgjafa í efnisvinnu, rithöfundinn Berglindi Ósk, en hún hafði unnið fyrir okkur rödd og tón fyrir hönnunarkerfið okkar. Markmið var að skrifa texta sem er allt í senn auðskiljanlegur, vingjarnlegur, jákvæður og áreiðanlegur.

Berglind Ósk hitti mikinn fjölda starfsfólks á öllum sviðum bæjarins. Fór í gegnum þáverandi vef og leitaðist við að einfalda og gera allan texta markvissari. Þessi vinna var sérlega mikilvæg og við teljum hana vega mjög þungt í því hve vefurinn þjónar notendum vel. Það höfum við sannreynt í notendaprófunum sem við höfum gert á mörgum stigum í þróun vefsins.

Samhliða textavinnu var áhersla lögð á að nota teikningar á vefnum til að útskýra efnið og auðga það. Teikningarnar gegna mikilvægu hlutverki í að skýra ferla á borð við að sækja um byggingaleyfi sem er sett upp í þrepum, skýrum texta og lýsandi teikningum.

Á vefnum má finna margvíslega gagnvirkni, íbúar geta sent ábendingar í gegnum ábendingagátt bæjarins, haft samband í gegnum netspjall, reiknað út fasteignagjöld, leikskólagjöld, kostnað við frístundaheimili og flett upp sorphirðudögum fyrir sitt heimili. Hafnarfjörður var fyrst sveitarfélaga til að bjóða upp á sorphirðuuppflettingu með þessum hætti og mörg sveitarfélög hafa nýtt sér þá lausn í framaldi á sínum vefjum. Framsetning á gjaldskrám og tenging þeirra við einstaka þjónustusíður, t.d. sundlaugar, hefur verið stórbætt. Fyrir vefstjóra er einnig mun einfaldara að viðhalda gjaldskrám í vefumsjónarkerfi.

Flýtileiðir eru í mest sótta efni vefsins svo sem öflugum kortavef, lausum störfum, fundargerðum, gjaldskrá, sorphirðu og sundlaugum. Framsetning á fundargerðum, sem er mest sótta efnið á vefnum, var bætt og leitin í efni er notendavænni. Tengingar eru víða við umsóknir á Mínum síðum þar sem sótt er um ýmsa þjónustu. En samhliða nýjum vef voru Mínar síður einfaldaðar og gerðar notendavænni. Farið var í margs konar umbætur á þeim m.a. með því að virkja greiðslugátt og setja upp umsóknir í þrepum.

Hugað var sérstaklega að lendingarsíðum fyrir einstaka þjónustu eins og sundlaugar eða lausar lóðir.  Hönnunin fyrir slíkar síður eða spjöld nýtist víða um vefinn t.d. á síðum fyrir frístundir, skóla og menningarstofnanir.

Víða á vefnum er hægt að sía efni eftir mismunandi flokkum hvort sem það snýr að fréttum, viðburðum, frístundamöguleikum eða dagforeldrum. Einnig er boðið sér leit í fundargerðum, fréttum og skrá yfir starfsfólk.

Hjartað í stórum vef er leitarvél og þar var fjárfest, eins og getið er hér að framan, í mjög öflugri leitarvél frá Cludo en vefurinn var sá fyrsti á Íslandi til að innleiða þá leitarvél sem hafði sannað gildi sitt erlendis, ekki síst á heimamarkaði í Danmörku. Við höfðum hálfu ári áður en nýr vefur farið í loftið notað hana á eldri vef og sá tími var vel nýttur til að slípa til virkni, nýta gervigreind hennar og læra inn á hegðun notenda. Cludo leitarvélin er sérlega öflug, hraðvirk, gefur vefstjóra stjórn á birtingu niðurstaðna, hægt er að setja mismunandi vægi á efni, setja upp banner fyrir efni sem bærinn vill leggja áherslu á, ritstýra birtingu t.d. með samheitum, leitarvélin lærir á hegðun notenda, skilar niðurstöðum fyrir algengar innsláttarvillur, beygingamyndir, eintölu og fleirtölu orða o.fl. Leitarvélin er einnig raddstýrð sem fáir notendur nýta sér í dag en má búast við að sífellt fleiri tileinki sér.

Teymisvinna – 360 gráður

Til að ná árangri í stafrænum verkefnum er nauðsynlegt að vera með öflugt teymi þar sem sérfræðingur úr ýmsum áttum vinna þétt saman. Síðustu mánuði fyrir opnun vefsins var unnið á vikulegum TEAMS fundum með teymi hönnuða, forritara, vefstjóra, vefmiðlara, verkefnastjóra og textahönnuðar. Haldið var utan um verkefnin í Tasks by Planner í Teams. Á snörpum fundum (30 mín) voru voru verkefni vikunnar rædd hvort sem það sneri að texta, virkni, tækni, hönnun eða notendaupplifun. Á þessum fundum sannaði það sig hve mikilvægt er að hafa aðkomu allra að borðinu og þannig ná 360 gráðu nálgun.

Við opnun vefsins var boðið upp á sjálfvirkar þýðingar yfir á nokkur tungumál með fyrirvara um réttmæti þýðingar. Enskur vefur er í undirbúningi (opnar í febrúar 2023) og þá verður í boði sjálfvirk þýðing út frá enska vefnum sem eykur áreiðanleika. Nýr enskur vefur mun þjóna vel þörfum innflytjenda og annarra sem hafa ekki íslensku að móðurmáli. Efni enska vefsins var sérstaklega rýnt og skrifað með þarfir þessa hóps í huga.

Við hönnun og smíði vefsins var sérstaklega hugað að aðgengi fyrir alla. Við mælum og fylgjumst náið með því hve vefurinn styður vel við WCAG aðgengisstaðalinn með Siteimprove verkfærinu. Það verkefni tekur aldrei enda og allar ábendingar um það sem betur má fara eru teknar alvarlega. Boðið er upp á að hlusta á efni vefsins í gegnum talgervil frá Readspeaker sem jafnframt gefur möguleika á að stækka letur, breyta textaham og velja margs konar stillingar sem þjóna sjónskertum, litblindum og öðrum sem eiga erfitt með að lesa skrifaðan texta.

Niðurlag

Vefurinn opnaði 10. nóvember 2022 með stafrænni ráðstefnu í Bæjarbíói. Í öllum megin atriðum hefur gengið vel með vefinn og hann fengið mjög jákvæðar undirtektir. Við höfum tekið áfram vikulega fundi með hönnuðum og forriturum þar sem við vinnum að stöðugum endurbótum á vefnum út frá endurgjöf notenda. Það er lykill að því að vefurinn þjóni notendum sem best. Siteimprove og endurgjöf í gegnum „Var efnið hjálplegt?“ á undirsíðum vefsins gegna mikilvægu hlutverki í stöðugum endurbótum. Siteimprove vaktar heilsu vefsins og skilar okkur daglega ábendingum um það sem betur má fara. Mælaborð leitarvélarinnar Cludo er sömuleiðis verkfæri sem við rýnum í og lærum af hegðun notenda, hvaða orð þeir nota, hvað skilar niðurstöðum og hvað ekki.